Consejos e indicaciónes
¿Cómo se embala documentos correctamente?
El primer paso para asegurar una larga conservación es la limpieza del material a archivar. Es necesario, en primer lugar, eliminar del material de archivo como documentos en papel, películas, fotografías y otros soportes materiales nocivos como metales, restos de pegamento y plástico. Sirviéndose de algo tan simple como un cuchillo pequeño o una espátula se pueden eliminar la mayoría de las cosas sin dañar el material.
Una vez quitados clips o grapas hay que asegurarse de que no quede separado lo que anteriormente estaba unido. Para ello, se puede simplemente numerar las hojas con un lápiz de mina blanda (HB, 2B). También se deben eliminar las fundas de plástico ya que contienen ácidos. Se debe tener especial cuidado al eliminar restos de pegamento puesto que se pueden ocasionar daños fácilmente. El pegamento eliminado se puede sustituir por un tipo de cola o pegamento apto para material de archivo.
A continuación, se procederá a almacenar de nuevo los documentos en carpetas de cartón que no contienen ácidos. En tiendas especializadas se venden carpetas de diferentes materiales y de varios tamaños. Si no solo se desean guardar documentos en formato DIN-A4 sino también en formato folio (aprox. 21 cm × 33 cm), lo mejor es guardarlo todo en carpetas un poco mayores.
Para las fotografías existen productos especiales: desde «simples» carpetas hasta fundas de plástico que han superado el test PAT [1] , pasando por las cajas para guardar fotografías con subdivisiones internas. Para otro tipo de material de archivo como películas o diapositivas existen también cajas especiales de diferentes diseños y tamaños. Con frecuencia es posible incluso hacer encargos a medida.
El material guardado en carpetas se meterá a continuación en cajas de archivo de cartón. Se puede elegir entre cajas ya montadas o cajas que debe montar uno mismo. Existen diferencias, además, entre las cajas de archivo según la norma ISO 9706 [2] y las que siguen la normativa alemana DIN 16245-A (sometidas a control y sin ácidos). Es especialmente importante emplear cajas sólidas. Las cajas de cartón triple ofrecen una mayor protección que las de cartón doble.
[1] El "Photographic Activity Test" (PAT) es un test realizado por el Image Permanence Institute de Rochester, EE.UU, en cumplimiento de la normativa 14523 (sustituida por la normativa ISO 18916). Constituye el test actual más riguroso para sistemas de almacenamiento de fotografías. En dicho test se comprueban los efectos de los cambios de densidad del material de archivo en la emulsión fotográfica.
[2] Las cajas de cartón para archivos contienen menos sustancias nocivas que las cajas de uso corriente. Cumplen cuatro criterios fundamentales: valor de pH alcalino, reserva alcalina, propiedades de resistencia y resistencia a la oxidación. La norma ISO 16245 regula otras características.
¿Cómo se almacena documentos correctamente?
No es posible ofrecer pautas generales para el almacenamiento de material de archivo (documentos en papel, películas, casetes y otros soportes de almacenamiento de datos) puesto que cada medio y cada material requieren un tratamiento distinto. Además, un mismo medio puede estar compuesto por diferentes materiales. La luz, la pureza del aire, la temperatura y la humedad ambiental son los factores que más influencia tienen sobre el material de archivo.
Luz:
La mayoría de los materiales son sensibles a la luz. Los rayos ultravioletas y los rayos rojos dañan el material de archivo: las fotografías en color se decoloran, los documentos en papel se resquebrajan, y las letras y las imágenes se borran. Por ello, es importante preservar el material de archivo de la luz del sol, por ejemplo, empleando un embalaje opaco. Aquellos documentos que sean consultados con frecuencia se deberán almacenar en una habitación con poca o ninguna luz del sol.
Pureza del aire:
El aire de la calefacción y los gases emanados de motores y maquinaria contienen sustancias nocivas. La mayoría de los edificios privados no cuentan con filtros adecuados. Por ello, se debe procurar que el material de archivo no esté almacenado cerca de sustancias nocivas o de máquinas que emitan dichas sustancias como por ejemplo en un sótano donde haya una caldera.
Temperatura:
Cuanto más baja sea la temperatura, con más lentitud envejecerá el material de archivo. Las bajas temperaturas hacen que el proceso químico y biológico de descomposición se ralentice. Por eso, especialmente las películas, las fotografías y el material de audio deberían conservarse a la temperatura más baja posible. Con cada 5°C menos que haya se reduce a la mitad la velocidad a la que se destruye el material, o lo que es lo mismo, se duplica su tiempo de vida. El almacenamiento debería hacerse a bastante menos de 16°C, siendo la temperatura ideal los 5°C.
Temperaturas recomendadas para los archivos:
En invierno: 15° – 18°C
En verano: 20° - 22°C (en ningún caso sobrepasar los 26°C)
La temperatura desempeña un papel importante en relación con la humedad del aire, ya que la una depende de la otra. Cuanto más baja sea la temperatura, menos humedad (vapor de agua) podrá absorver el aire. Una fuerte bajada de la temperatura en pocas horas hasta alcanzar la temperatura de deshielo, por ejemplo, en paredes frías, provoca la condensación del vapor de agua, la cual puede dañar documentos. Por eso, aconsejamos evitar las fuertes oscilaciones de temperatura.
Humedad del aire:
El agua es la mayor causante de deterioro del material de archivo. En un cuarto con un grado alto de humedad (a partir de una humedad relativa del 60%) la probabilidad de que salga moho aumenta. Sin embargo, existe otro tipo de materiales que corren el riesgo de resquebrajarse cuando están almacenados a una humedad relativa muy baja (menos del 35%). Por regla general, empero, se dice que cuanto más seco mejor.
Valores recomendados de humedad relativa:
En invierno: 45% - 55%
En verano: 50% - 60%
Es aconsejable airear con frecuencia. Para medir la humedad relativa se puede emplear cualquiera de los aparatos de medición de venta en tiendas de electrodomésticos o en tiendas especializadas.
Cómo se digiliza fotos y documentos?
Para digitalizar fotografías, postales y documentos en papel es suficiente con emplear un escáner convencional, siempre y cuando la representación digital que se pretende obtener no requiera una alta resolución. En el caso de que el documento a digitalizar sea mayor que el formato habitual de los escáners (DIN A4 o DIN A3), la digitalización debería ser llevada a cabo por una empresa especializada.
En primer lugar, es necesario realizar los ajustes técnicos pertinentes en el escáner. Es mejor guardar los documentos en formato “raw” o “tif” que hacerlo en formato “jpg”. Para evitar el tener que repetir el escaneado y a fin de obtener un resultado óptimo, es aconsejable trabajar con una resolución alta. Además, aconsejamos también el escaneado en color, incluso para escanear fotografías en blanco y negro. Los diferentes tonos de negro, marrón, gris y blanco que hacen única una imagen son difícilmente reproducibles, o incluso imposibles de reproducir, si se escanea en blanco y negro. Lo mismo sucede con los documentos en papel, el escaneado en color resulta mucho más «natural». Hay que tener en cuenta, sin embargo, que los archivos en color ocupan más memoria.
En el siguiente paso, se procede a la preparación del material a escanear. Es recomendable numerar las fotografías e imágenes que se quiera escanear. En caso de que ya estén archivadas, es recomendable utilizar la numeración o nombre que ya tengan como nombre del fichero. Si no lo están, lo mejor es escribir en el reverso de la fotografía con un lápiz de mina muy blanda el nombre que se le quiera dar, por ejemplo un número de foto (siguiendo la numeración continua).
Si lo que se desea escanear es un álbum de fotos que contiene varias fotografías por página, se deberían numerar, en primer lugar, las hojas del álbum y después cada fotografía por separado. Una vez hecho esto se puede comenzar con el proceso de escaneado. Para ello, es importante asegurarse de que tanto el escáner como el material a escanear están limpios. También hay que comprobar que no están sucios cuando se estén escaneando muchas hojas o fotos. Es aconsejable usar guantes de algodón. También resulta muy útil tener un trapo antiestático y un pincel.
En primer lugar se colocarán sobre el escáner los documentos que se deseen escanear. Evite que la fotografía o el documento de que se trate quede completamente pegado a una de las esquinas del escáner para que no quede cortado el margen. Procure, además, que queden bien estirados. Una vez haya aparecido la imagen en el previsionado, se procederá a fijar el encuadre deseado. Es importante escanear dejando suficiente margen así como algo de margen extra. Eso permitirá, a pesar de tratarse de un documento escaneado, reconstruir el aspecto original, dar idea del tamaño y, en caso de tratarse de una copia, reproducir un duplicado más o menos «auténtico». Si el documento se colocó torcido en el escáner, el margen extra disponible impedirá que la imagen quede cortada al editarla.
Si la fotografía contiene muchos detalles, por ejemplo, es una foto de un grupo grande de personas o si algún objeto en concreto tiene gran importancia se deberá escanear por separado en la resolución más alta posible el segmento de la imagen de que se trate.
Año_Mes_Día_Lugar_PalabraClave (p.ej.: 2014_08_15_Colonia_digitalización)
Se debe evitar en todo caso emplear caracteres especiales o espacios en blanco puesto que los sistemas operativos no siempre los reconocen, lo cual puede dar problemas al grabar o al restaurar los datos ya que el nombre del fichero probablemente sea desvirtuado.