Archivierung

Akten zur Entgrätung in der Werkstatt
Nummerierte Aken verpackt in Archivkartons

 

Sie wollen für Ihr Unternehmen, Ihr Krankenhaus, Ihre Kirchengemeinde, Stiftung oder eine andere Institution eine Vielzahl an Akten, Dokumenten, Büchern, Filmen und Fotos langfristig erhalten und benötigen professionelle Unterstützung? Ihr Archivraum ist überfüllt und Sie benötigen Platz für neu hinzugekommene Akten? Die Suche nach bestimmten Unterlagen ist zeitaufwendig und Sie wünschen sich ein effizientes Archivierungssystem?


Unsere Leistungen:

Gehe zu:

  • Sichtung der Dokumente
  • Bewertung der Akten
  • Transport
  • Technische Bearbeitung
  • Verzeichnung
  • Systematisierung
  • Beschriftung / Etikettierung
  • Erstellen eines Findbuchs
  • Retrokonversionen
  • Beratung bei der Einrichtung eines Archivraums
  • Herstellung von Digitalisaten
  • Anfertigung einer Chronik

 


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Nutzen einer professionellen Archivierung

Für das Papier schädliche Stoffe wie Klebereste, metall und Kunststoffe müssen entfernt werden

Unbearbeitete Archivbestände, die eingelagert werden oder Bestände, die nach einer Bewertung verzeichnet werden sollen, beinhalten schädliche Stoffe für Papier und Fotos, wie z. B. Metall­klammern oder Plastikhüllen. Die Entfernung von Metallen, Plastik- und Kleberesten und die anschließende Umlagerung in säurefreie Mappen übernimmt unser Büro professionell und zuverlässig. Auffälligkeiten wie z. B. Schimmel oder Schädlingsbefall werden Ihnen mitgeteilt. In weiteren Konservierungs- oder Restau­rierungs­maßnahmen beraten wir Sie gerne.
Bei der anschließenden Erschließung werden alle Stücke in einer Datenbank erfasst. Durch die sorgfältige Bestandsaufnahme der Akten, Notizen, Fotos und anderer gesammelter Papiere werden die Dokumente für eine dauerhafte Lagerung in säurefreien Behältnissen erfasst oder auch digitalisiert. Das Ergebnis der Verzeichnung wird in einem Register oder Findbuch zusammengefasst. So lassen sich einzelne Stücke, inhaltliche Zusammenhänge oder Akten aus einer bestimmten Zeitspanne sehr schnell auffinden. Die Archivierung sichert den Bestand und ermöglicht eine einfache Nutzung.

Die sachgemäße Lagerung historischer Dokumente und Fotos ist ausschlaggebend für eine lange Lebensdauer. Temperatur und Luftfeuchtigkeit sind die entscheidenden Faktoren bei der klimatisch korrekten Unterbringung. Wir beraten Sie gerne und erarbeiten für Sie eine individuelle Lagerlogistik.


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Genossenschafts- und Stiftungsarchive

Die Verzeichnungsschritte in Bildern: vom Urzustand bis zur Fertigstellung.

Stiftungen haben in Deutschland eine lange Tradition. Es gibt Einrichtungen, die bis auf das Mittelalter zurückzuführen sind. Die über 21.000 Stiftungen in Deutschland verfolgen ein vom Stifter festgelegtes, oft gemeinnütziges Ziel, welches mit der Hinterle­gung eines größeren Geldbetrags finanziert wird.

 

Die ersten deutschen Genossenschaften wurden im 19. Jahr­hundert gegründet. Heute gibt es über 8.000 Genossenschaften in Deutschland. Mit der Förderung Ihrer Mitglieder unterhalten sie in der Regel einen eigenen Geschäftsbetrieb und eine eigene Verwaltung.


In beiden Organisationen existieren in der Regel geordnete Ablagesysteme für den Schriftverkehr und andere wichtige Papiere. Die Archive wachsen schnell und nehmen daher viel Raum ein.


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Kirchenarchive

Kirchenarchive beherbergen oft wertvolles Kulturgut

Ähnlich wie Gemeinde-, Stadt- oder Kommunalarchive bewahren die kirchlichen Archive einen wichtigen Teil des gesellschaft­lichen und kulturellen Erbes unserer Gesellschaft. Schon früh wurden in den beiden großen Kirchen Deutschlands erste allgemein verbindliche Strukturen für die Archivierung von kirchlichem Schriftgut definiert. Im Rahmen dieser Richtlinien regelte man Grundsätze für die Sicherung und die kontrollierte Vernichtung von Dokumenten.

Kirchenarchive erhalten oft Erinnerungen, die über die eigene Pfarrgeschichte hinaus gehen. Vielfach findet der Benutzer Notizen und Fotos zur Gründung und zum Aufbau einer Ortschaft oder einer Kommune. Einzelne Dokumente sind z. T. aus dem Mittelalter überliefert. Besondere Bedeutung haben diese Archive für die Orts- und Heimatforschung, aber auch für Familienforscher sind sie interessante Quellen bei der Suche nach Informationen über das Leben von Vorfahren.

Die Kirchengemeinden stehen heutzutage bei der Unterbringung und Betreuung ihrer Kirchenarchive vor großen Heraus­for­derungen. Häufig müssen die Verwalter der Archive mit sehr begrenzten finanziellen Mitteln geeignete Räume für die Aufbewahrung finden. Im Rahmen des modernen Raummanagements steht dabei das Kirchenarchiv nicht immer an erster Stelle. Komplexe Lösungen sind gefragt, die eine Sicherung des Archivs, der Altregistratur und der neu hinzukommenden Akten – oft mehrerer Kirchengemeinden gleichzeitig – gewährleistet.


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Krankenhaus- und Firmenarchive

Historische Prospekte für ein besseres Marketing

Die Gründung des moderenen Krankenhauswesens in Deut­schland, das zunächst auf einer Versorgung der Armen beruhte, begann im 18. Jahrhundert. Erst ca. 100 Jahre später setzte ein flächenmäßiger Bau der Armen- und Krankenhäuser ein. Die Trägerschaften und die Verwaltungsstrukturen wirk(t)en sich auch auf die Aktenablage und Archivierung aus. Sie gaben und geben immer noch die rechtliche Grundlage für die Aufbewahrungsfristen von Krankenhausakten vor.

Die Überlieferung von Firmenarchiven verdanken wir oft dem glücklichen Umstand, dass sich interessierte Mitarbeiter oder geschichts­interessierte Unternehmer um den Verbleib von Firmenakten kümmern. Leider landen Dokumente und Papiere vieler Betriebe im Aktenver­nichter, meist verbunden mit dem Verkauf, der Auflösung oder der Insolvenz der Firma.
Im Gegensatz zu staatlichen Behörden und Ämtern, unterliegt die Registratur und der Schriftverkehr von Unternehmen keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – mit Ausnahme der steuer­relevanten Unterlagen. Viele alte Werbebroschüren, Plakate oder andere interessante Schriftstücke gehen verloren.

Ein Firmenarchiv kann jedoch ein Unternehmen, dessen Produkte, Dienstleistungen und Kunden ganz spezifisch abbilden; darüber hinaus auch die einer ganzen Branche. Im Einzelfall kann es auch die Überlieferung von technischen Errungenschaften, Patenten oder anderen wissenschaftlichen Erkenntnissen der Firma sichern. 
Eine Firma oder ein Unternehmen kann das sortierte Unternehmensarchiv als Kapital für den eigenen Betrieb nutzen. In Form des History-Marketing lassen sich Unternehmensgeschichte, Unternehmenskultur und Zielgruppenansprache zur Herstellung von Vertrauen, Glaubwürdigkeit und zur besseren Darstellung des Unternehmens einsetzen. Ein sortiertes, gut strukturiertes Firmenarchiv bildet die Grundlage dafür.


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Privatsammlungen, Kunstsammlungen und Museen

Katalogisierung einer Kunstsammlung
Sortierte Nachlass des Künstlers Borris Goetz
Nachlass Borris Goetz, Serigraphie
Borris Goetz schloss sich mit Heinz Kreutz, Christian Kruck und Hermann Goepfert 1957 zur „Frankfurter Gruppe (neu)“ zusammen. Protegiert durch die Zimmergalerie Franck und geförderte durch deren Initiator und Besitzer William E. Simmat

 

Privatsammlungen sind so vielfältig wie die Leidenschaft Ihrer Besitzer für ein bestimmtes Interessensgebiet; sie spielen in zahlreichen Gebieten eine wichtige Rolle: Privatleute sammeln Gemälde, Designobjekte, Teppiche, Briefmarken, Münzen, Bücher, Handschriften, technische Geräte und viele andere Objekte. Staatliche Museen verdanken wichtige Bestände ihres Inventars privaten Sammlern, die sie als Schenkung erhielten oder ankauften.

Wir erschließen Ihre Kollektion durch eine sorgfältige Aufnahme aller Objekte, ergänzt durch eine fotografische Dokumen­tation. Sie haben somit nicht nur eine bessere Übersicht, sondern zusätzlich die Möglichkeit, jederzeit eine genaue Werter­mittlung durchzuführen, z. B. für eine entsprechende Versicherung der Kunstsammlung. Darüber hinaus erleichtert die Erfassung eine wissenschaftliche Bearbeitung und die Planungsarbeiten für Ausstellungen. Das Ergebnis einer Archivierung erhalten Sie in Form eines Registers oder eines Werkverzeichnisses sowie einer Datenbank, in der sämtliche Gegenstände und Kunstwerke erfasst sind.


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Stadt- und Kommunalarchive

Städte- und Gemeindearchive sind das Gedächtnis einer jeden Kommune. Eine wichtige Ergänzung bilden die Kreis­archive. Hier lagern die wichtigsten Dokumente und Zeugnisse zur Geschichte der Gemeinden und Dörfer einer jeder Region. Kontinuierlich finden neue Bestände den Weg ins Archiv, während alte, noch nicht verzeichnete Bestände erschlossen werden. Parallel dazu ist die fortlaufende Nutzung der Archive zu gewährleisten.

Die Herausforderung besteht darin, mit geringem finanziellen Aufwand und kleiner Mitarbeiterzahl den Anforderungen der heutigen Archivgesetze gerecht zu werden. Auf diesen Gebieten bieten wir Ihnen effiziente und professionelle Unterstützung.


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Vereinsarchive

Nörten-Hardenberg

In Skandinavien und in den Niederlanden ist die Vereinsdichte zwar höher als in Deutschland, doch mit über 620.000 registrierten Vereinen (Stand 2015) sind im europaweiten Vergleich rein zahlenmäßig die meisten ehrenamtlichen Organisationen in Deutschland registriert. Sie spiegeln nicht nur einen großen Teil des privaten und gesellschaftlichen Lebens, sondern auch das ehrenamtliche Engagement unserer Gesellschaft wider. Vereine fördern das Traditionsverständnis und tragen wesentlich dazu bei, dass kulturelle Bräuche gepflegt und an die jüngere Generation weitergegeben werden.
Die Sorgfalt, mit der Protokolle von den Mitgliederver­samm­lungen, Notizen zum Vereinsleben, öffentliche Auftritte und andere Aktivitäten dokumentiert werden, liegt im Ermessen ihrer Mitglieder. Eine Ausnahme bilden die steuerrelevanten Unter­lagen, deren Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen gesetzlich geregelt sind. Die Lagerung von Fotos, Plakaten, Protokollbüchern und Mitgliederlisten erfolgt je nach Verein und Organisation sehr unterschiedlich. Viele Dokumente und Schriftstücke lagern in Kontakt zu schädlichen Materialien, z. B. weichermacherhaltigen Kunststoffen, Metallen und Kleberesten.


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Alles aus einer Hand

Erschließung, Bestandserhaltung und Benutzungszweitformen „aus einer Hand“!

Über die klassischen archivischen Dienstleistungen von history-today hinaus bieten wir zusammen mit unserem Partner GSK im Raum Köln auch weitergehende Arbeiten im Bereich Bestandserhaltung und Erstellung von Zweitformen im Workflow an.Vorteile hierbei sind die Minimierung der Transportrisiken und die Synergieeffekte bei den üblicherweise für alle Dienstleistungen notwendigen Vorbereitungen. Es ist so möglich, Ihre Archivalien in einem stringenten Workflow zu bewerten, zu erschließen und zu konservieren. Im Rahmen desselben Auftrages bieten wir dann die anschließende Digitalisierung.Die durch die neue Partnerschaft zusätzlichen möglichen Dienstleistungen sind:

- Massenkonservierung mit Verfestigung nach dem Bückeburger Konservierungsverfahren (Einzelblattverfahren)

- Massenentsäuerung nach dem Book-CP Verfahren (gebundene Unterlagen und Bücher)

- Maschinelle archivische Foliierung

- Ausbelichtung von Digitalisaten auf Mikrofilm

- Mikroverfilmung

- Digitalisierung von Akten und Dokumenten

- Digitalisierung von Mikrofilmen

 

Unser Partner:

GSK mbH
Von-Werth-Straße 4a
50259 Pulheim
Tel.: 02234 9878720
Fax: 02234 9878766

info@gsk-conservation.de

www.gsk-conservation.de

 

 


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Preise einer Archivierung

Erschlossener Bestand in einem fertiggestelltem Archivraum

Unsere Leistungen für Archivierungsarbeiten umfassen die oben genannten Arbeitsschritte. Den Umfang und die „Tiefe” der Verzeichnung (Intensität) ermitteln wir im gemeinsamen Gespräch mit unserem Auftraggeber. Der Kostenvoranschlag richtet sich nach der Anzahl der zu verzeichnenden Stücke, der Lesbarkeit der Handschriften, den zu verwendenden Verpackungsmaterialien und der Verzeichnungstiefe.

Dabei verfahren wir nach einem Baukastenprinzip, bei dem Sie in den einzelnen Bearbeitungsbereichen aus verschiedenen Modulen wählen können. Wir beraten Sie zur Wahl der technischen Bearbeitung der einzelnen Faszikel respektive ­Verzeichnungs­­­­einheiten (z. B. ein einzelnes Blatt, eine Mappe, ein Akten­ord­ner). Inwieweit werden Metalle, Kunststoffhüllen und Klebereste entfernt? Wie werden die Papiere umgebettet? Wie geht man mit eingeklebten Fotos oder Zetteln um?
Anschließend verabreden wir mit Ihnen die Verzeichnungstiefe. Von der einfachen Bestandsliste bis zum detaillierten Titel mit ausführlichen Enthält- und Darinvermerken können Sie aus den verschiedenen Angeboten wählen. Welche Mappen und Kartons wählt man bei der Verpackung?
Erst nach Klärung dieser Fragen ermitteln wir anhand der gewählten Module die individuelle Bearbeitungszeit und die Kosten; durchschnittlich liegen diese zwischen 6,00 € und 20,00 € pro verzeichneter Einheit.

Sobald wir nähere Angaben über den Umfang und Inhalt des Bestandes haben und uns einen persönlichen Eindruck verschaffen konnten, stimmen wir uns gerne mit Ihnen über Arbeitsumfang und Kosten ab.


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