El archivado
¿Quiere conservar de forma permanente un gran número de documentos, expedientes, libros, películas y fotografías para su empresa, hospital, parroquia, fundación o cualquier otro tipo de institución, y necesita ayuda profesional? ¿Su archivo está completamente lleno y necesita espacio para guardar nuevos documentos? ¿Tarda muchísimo en encontrar un documento concreto y le gustaría tener un sistema de archivo eficiente?
Nuestros servicios:
Vaya a:
- Examen de los documentos
- Valoración de los documentos
- Transporte
- Tratamiento tecnico
- Inventariado
- Sistematización
- Rotulación / Etiquetado
- Elaboración de un libro de registro
- Retroconversiones
- Asesoría para la instalación de un local de archivo
- Producción de representaciones digitales
- Elaboración de una crónica
Usos de un archivo profesional
Los documentos sin archivar que se quieren guardar o aquellos que se desea inventariar tras ser examinados contienen elementos que pueden deteriorar el papel o las fotografías, tales como grapas de metal o fundas de plástico. Nosotros nos encargamos de eliminar de forma profesional los elementos metálicos o plásticos así como los restos de pegamento para después guardar los documentos en carpetas que no contienen sustancias ácidas. Si observáramos la existencia de moho o de parásitos, le informaríamos inmediatamente. Si lo desea, le podemos aconsejar sobre qué medidas de conservación o restauración hay que tomar en tal caso.
En el siguiente paso se realiza la indexación y todas las piezas documentales se incluyen en una base de datos. Tras realizar un cuidado registro de expedientes, notas, fotografías y otros tipos de papeles que se hayan ido acumulando, los documentos se guardarán en carpetas que no contienen ácidos o se digitalizarán para poder garantizar su conservación a largo plazo. El resultado del inventariado se inscribirá en un libro de registro. De este modo, resultará muy fácil encontrar piezas documentales concretas, documentos relacionados entre sí o documentos expedidos durante un determinado período de tiempo. Archivar es una forma de conservar los fondos documentales y de permitir un fácil acceso a los mismos.
Para que los documentos y fotografías históricos se conserven durante muchos años es vital que estén guardados de forma profesional. La temperatura y la humedad del aire son los dos factores más importantes para un correcto almacenamiento. Estaremos encantados de asesorarle
Archivos para cooperativas y fundaciones
Las fundaciones cuentan con una larga tradición en Alemania. Algunas de ellas surgieron incluso durante la Edad Media. Las más de 21.000 fundaciones existentes en Alemania persiguen objetivos fijados por su fundador, a menudo de interés social, y para cuya financiación este ha depositado una gran suma de dinero.
Las primeras cooperativas alemanas fueron fundadas en el s. XIX. Actualmente, existen más de 8000. Con las aportaciones de sus miembros las cooperativas financian por regla general sus actividades y su propia administración.
En ambos tipos de organizaciones suelen existir sistemas de archivo para la correspondencia y demás documentos importantes. Los archivos crecen rápidamente y ocupan mucho lugar.
Archivos eclesiásticos
Al igual que los archivos municipales y de organizaciones locales y comarcales, los archivos eclesiásticos albergan una parte muy importante de nuestra vida social y de nuestro patrimonio cultural. Ya desde antiguo, las dos confesiones más importantes de Alemania establecieron normas generales de obligado cumplimiento sobre el archivo de documentos eclesiásticos. En dicha normativa se regulaban, por ejemplo, las reglas a seguir en la conservación o destrucción de documentos.
Los archivos eclesiáticos contienen a menudo recuerdos que van más allá de la historia de la parroquia. Con frecuencia incluyen comentarios o fotografías sobre la fundación o la construcción de una localidad o de una comunidad. Parte de los documentos proviene de la Edad Media, lo cual los convierte en una importante fuente de información para la investigación de la historia local, pero también para bucar información sobre cómo vivían nuestros antepasados.
Las parroquias se enfrentan hoy en día a grandes desafíos relacionados con el almacenamiento y la conservación de sus archivos. Frecuentemente, los encargados de los archivos deben encontrar un lugar adecuado para conservar los fondos pero carecen de los medios financieros para ello. Los archivos entendidos como espacio físico suelen estar muy anticuados, a la cola de las modernas teorías sobre cómo conservar archivos. Hacen falta soluciones complejas que puedan garantizar la seguridad del archivo, de los viejos libros de registro y de los nuevos documentos (a menudo provenientes de diferentes parroquias).
Archivos hospitalarios y para empresas
Los primeros hospitales modernos alemanes, los cuales en un principio estaban destinados a los pobres, fueron fundados en el s. XVIII. Un siglo más tarde, aproximadamente, la construcción de hospitales y asilos para pobres se extendió por todo el país. Las instituciones de las que dependen los hospitales y la administración hospitalaria influían y aún influyen en el archivo de documentos: todavía a día de hoy fijan los plazos legales de conservación de los expedientes médicos.
El que algunos archivos de empresa se hayan conservado hasta nuestros días se debe a que, por fortuna, algún empleado o algún directivo aficionado a la historia se han preocupado de conservar los archivos de la empresa. Por desgracia, como consecuencia de la venta, disolución o quiebra de una empresa, los documentos de muchas empresas han terminado en la trituradora. A diferencia de las instituciones públicas, para la empresa privada no existen plazos mínimos legales de conservación de registros y correspondencia, con la salvedad, por supuesto, de los documentos de importancia tributaria. Muchos folletos, carteles publicitarios u otro tipo de documentos se destruyen.
Un archivo de empresa puede darnos, sin embargo, una imagen precisa de la propia empresa, sus productos y servicios así como de su clientela; también aporta información sobre el sector comercial de que se trate. En ocasiones, permite dar a conocer los avances técnicos, las patentes y otros conocimientos científicos generados por la empresa.
Las empresas pueden usar sus propios archivos como un capital. De la mano del marketing histórico, la historia de una empresa, su cultura empresarial y su forma de dirigirse al público objeto se pueden usar para generar confianza, credibilidad y para mejorar la imagen de la empresa. La base para lograrlo es contar con un archivo de empresa bien estructurado y organizado.
Colecciones privadas, colecciones de arte y museos
Las colecciones privadas son tan variopintas como los gustos de sus propietarios; las colecciones desempeñan un importante papel en diversos sectores culturales ya que los coleccionistas particulares coleccionan todo tipo de objetos: cuadros, objetos de diseño, alfombras, sellos, monedas, libros, escrituras, aparatos técnicos y muchos otros tipos de objetos. Los museos estatales deben gran número de las piezas de sus colecciones a coleccionistas privados, de quienes las han obtenido por donación o por venta.
Nosotros nos encargamos de indexar su colección procediendo al cuidadoso registro de todas las piezas que la componen. Además del registro, realizamos una documentación fotográfica. De este modo, no solo tendrá una mejor visión de conjunto de su colección sino que dispondrá también de la posibilidad de poder realizar en cualquier momento una estimación de su valor, por ejemplo, a fin de asegurarla. El registro facilita, además, el estudio científico de su colección o la preparación de una exposición. Como resultado de nuestro trabajo recibirá un registro o índice de obras así como una base de datos con todas las piezas de su colección.
Archivos locales y municipales
En los países escandinavos y en los Países Bajos el número de asociaciones por habitante es más elevado que en Alemania. Sin embargo, Alemania cuenta con más de 620.000 asociaciones registradas (stand 2015), lo que la convierte en el país europeo con el mayor número de organizaciones sin ánimo de lucro. No solamente reflejan una parte importante de la vida privada y social sino también la solidaridad de nuestra sociedad. Las asociaciones promueven la comprensión y estudio de las tradiciones contribuyendo especialmente a la conservación de las mismas y a su transmisión a las nuevas generaciones.
El grado de detalle con el que se protocolicen las asambleas de miembros o se documenten la vida de la asociacion, representaciones públicas y otras actividades depende exclusivamente de la voluntad de sus propios miembros. No así los documentos de importancia tributaria, cuyos plazos de conservación están regulados por ley. La conservación de fotografías, carteles, protocolos y listas de miembros difiere mucho de una asociación a otra. Muchos documentos, además, están guardados en contacto con sustancias nocivas como plásticos que contienen plastificantes, metales o restos de pegamento.
Archivos de asociaciones
En los países escandinavos y en los Países Bajos el número de asociaciones por habitante es más elevado que en Alemania. Sin embargo, Alemania cuenta con más de 620.000 asociaciones registradas (stand 2015), lo que la convierte en el país europeo con el mayor número de organizaciones sin ánimo de lucro. No solamente reflejan una parte importante de la vida privada y social sino también la solidaridad de nuestra sociedad. Las asociaciones promueven la comprensión y estudio de las tradiciones contribuyendo especialmente a la conservación de las mismas y a su transmisión a las nuevas generaciones.
El grado de detalle con el que se protocolicen las asambleas de miembros o se documenten la vida de la asociacion, representaciones públicas y otras actividades depende exclusivamente de la voluntad de sus propios miembros. No así los documentos de importancia tributaria, cuyos plazos de conservación están regulados por ley. La conservación de fotografías, carteles, protocolos y listas de miembros difiere mucho de una asociación a otra. Muchos documentos, además, están guardados en contacto con sustancias nocivas como plásticos que contienen plastificantes, metales o restos de pegamento.
Tarifas por archivado
Los servicios de archivo que ofrecemos comprenden los pasos descritos más arriba. En una primera conversación con el cliente nos informamos sobre cómo de detallado debe ser el inventariado. Nuestro presupuesto depende del número de piezas a inventariar, de la legibilidad de los documentos escritos a mano, del material de embalado empleado y del detalle con el que se deba realizar el inventario.
Aplicamos un sistema según el cual en cada paso del proceso tiene diferentes módulos de precio entre los que puede elegir. Le asesoramos en la elección del tratamiento técnico de cada fascículo o unidad del inventario (por ejemplo, una hoja suelta, una carpeta, un archivador). ¿En qué grado se eliminarán los elementos metálicos, fundas de plástico o restos de pegamento? ¿Cómo se trasladarán los documentos? ¿Qué hacer con fotografías o notas que están pegadas?
Por último, acordaremos con usted la complejidad del proceso de inventariado. Puede escoger entre una variedad de posibilidades que van desde una simple lista de sus fondos hasta un inventario detallado con una descripción exhaustiva del contenido y de otros documentos incluidos. También podrá elegir en qué tipo de carpetas o cajas de cartón irán guardados sus documentos.
Una vez aclaradas todas estas cuestiones calcularemos el tiempo invertido y los gastos en base a los módulos escogidos; las tarifas suelen oscilar entre los 6 € y los 20 € por unidad inventariada.
En cuanto dispongamos de la información precisa sobre el alcance y el contenido de los fondos y nos hayamos hecho una idea más aproximada, acordaremos con usted las horas de trabajo que se invertirán y los gastos.