Archivierung
Sie wollen für Ihr Unternehmen, Ihr Krankenhaus, Ihre Kirchengemeinde, Stiftung oder eine andere Institution eine Vielzahl an Akten, Dokumenten, Büchern, Filmen und Fotos langfristig erhalten und benötigen professionelle Unterstützung? Ihr Archivraum ist überfüllt und Sie benötigen Platz für neu hinzugekommene Akten? Die Suche nach bestimmten Unterlagen ist zeitaufwendig und Sie wünschen sich ein effizientes Archivierungssystem?
Unsere Leistungen:
Gehe zu:
- Sichtung der Dokumente
- Bewertung der Akten
- Transport
- Technische Bearbeitung
- Verzeichnung
- Systematisierung
- Beschriftung / Etikettierung
- Erstellen eines Findbuchs
- Retrokonversionen
- Beratung bei der Einrichtung eines Archivraums
- Herstellung von Digitalisaten
- Anfertigung einer Chronik
Nutzen einer professionellen Archivierung
Unbearbeitete Archivbestände, die eingelagert werden oder Bestände, die nach einer Bewertung verzeichnet werden sollen, beinhalten schädliche Stoffe für Papier und Fotos, wie z. B. Metallklammern oder Plastikhüllen. Die Entfernung dieser Materialien und die anschließende Umlagerung in säurefreie Mappen übernimmt unser Büro professionell und zuverlässig. Auffälligkeiten wie z. B. Schimmel oder Schädlingsbefall werden Ihnen mitgeteilt. In weiteren Konservierungs- oder Restaurierungsmaßnahmen beraten wir Sie gerne.
Bei der anschließenden Erschließung werden alle Stücke in einer Datenbank erfasst. Durch die sorgfältige Bestandsaufnahme der Akten, Notizen, Fotos und anderer gesammelter Papiere werden die Dokumente für eine dauerhafte Lagerung in säurefreien Behältnissen erfasst oder auch digitalisiert. Das Ergebnis der Verzeichnung wird in einem Register oder Findbuch zusammengefasst. So lassen sich einzelne Stücke, inhaltliche Zusammenhänge oder Akten aus einer bestimmten Zeitspanne sehr schnell auffinden. Die Archivierung sichert den Bestand und ermöglicht eine einfache Nutzung.
Die sachgemäße Lagerung historischer Dokumente und Fotos ist ausschlaggebend für eine lange Lebensdauer. Temperatur und Luftfeuchtigkeit sind die entscheidenden Faktoren bei der klimatisch korrekten Unterbringung. Wir beraten Sie gerne und erarbeiten für Sie eine individuelle Lagerlogistik.
Genossenschafts- und Stiftungsarchive
Stiftungen haben in Deutschland eine lange Tradition. Es gibt Einrichtungen, die bis auf das Mittelalter zurückzuführen sind. Die über 21.000 Stiftungen in Deutschland verfolgen ein vom Stifter festgelegtes, oft gemeinnütziges Ziel, welches mit der Hinterlegung eines größeren Geldbetrags finanziert wird.
Die ersten deutschen Genossenschaften wurden im 19. Jahrhundert gegründet. Heute gibt es über 8.000 Genossenschaften in Deutschland. Mit der Förderung Ihrer Mitglieder unterhalten sie in der Regel einen eigenen Geschäftsbetrieb und eine eigene Verwaltung.
In beiden Organisationen existieren in der Regel geordnete Ablagesysteme für den Schriftverkehr und andere wichtige Papiere. Die Archive wachsen schnell und nehmen daher viel Raum ein.
Kirchenarchive
Ähnlich wie Gemeinde-, Stadt- oder Kommunalarchive bewahren die kirchlichen Archive einen wichtigen Teil des gesellschaftlichen und kulturellen Erbes unserer Gesellschaft. Schon früh wurden in den beiden großen Kirchen Deutschlands erste allgemein verbindliche Strukturen für die Archivierung von kirchlichem Schriftgut definiert. Im Rahmen dieser Richtlinien regelte man Grundsätze für die Sicherung und die kontrollierte Vernichtung von Dokumenten.
Kirchenarchive erhalten oft Erinnerungen, die über die eigene Pfarrgeschichte hinaus gehen. Vielfach findet der Benutzer Notizen und Fotos zur Gründung und zum Aufbau einer Ortschaft oder einer Kommune. Einzelne Dokumente sind z. T. aus dem Mittelalter überliefert. Besondere Bedeutung haben diese Archive für die Orts- und Heimatforschung, aber auch für Familienforscher sind sie interessante Quellen bei der Suche nach Informationen über das Leben von Vorfahren.
Die Kirchengemeinden stehen heutzutage bei der Unterbringung und Betreuung ihrer Kirchenarchive vor großen Herausforderungen. Häufig müssen die Verwalter der Archive mit sehr begrenzten finanziellen Mitteln geeignete Räume für die Aufbewahrung finden. Im Rahmen des modernen Raummanagements steht dabei das Kirchenarchiv nicht immer an erster Stelle. Komplexe Lösungen sind gefragt, die eine Sicherung des Archivs, der Altregistratur und der neu hinzukommenden Akten – oft mehrerer Kirchengemeinden gleichzeitig – gewährleistet.
Krankenhaus- und Firmenarchive
Die Gründung des moderenen Krankenhauswesens in Deutschland, das zunächst auf einer Versorgung der Armen beruhte, begann im 18. Jahrhundert. Erst ca. 100 Jahre später setzte ein flächenmäßiger Bau der Armen- und Krankenhäuser ein. Die Trägerschaften und die Verwaltungsstrukturen wirk(t)en sich auch auf die Aktenablage und Archivierung aus. Sie gaben und geben immer noch die rechtliche Grundlage für die Aufbewahrungsfristen von Krankenhausakten vor.
Die Überlieferung von Firmenarchiven verdanken wir oft dem glücklichen Umstand, dass sich interessierte Mitarbeiter oder geschichtsinteressierte Unternehmer um den Verbleib von Firmenakten kümmern. Leider landen Dokumente und Papiere vieler Betriebe im Aktenvernichter, meist verbunden mit dem Verkauf, der Auflösung oder der Insolvenz der Firma.
Im Gegensatz zu staatlichen Behörden und Ämtern, unterliegt die Registratur und der Schriftverkehr von Unternehmen keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – mit Ausnahme der steuerrelevanten Unterlagen. Viele alte Werbebroschüren, Plakate oder andere interessante Schriftstücke gehen verloren.
Ein Firmenarchiv kann jedoch ein Unternehmen, dessen Produkte, Dienstleistungen und Kunden ganz spezifisch abbilden; darüber hinaus auch die einer ganzen Branche. Im Einzelfall kann es auch die Überlieferung von technischen Errungenschaften, Patenten oder anderen wissenschaftlichen Erkenntnissen der Firma sichern.
Eine Firma oder ein Unternehmen kann das sortierte Unternehmensarchiv als Kapital für den eigenen Betrieb nutzen. In Form des History-Marketing lassen sich Unternehmensgeschichte, Unternehmenskultur und Zielgruppenansprache zur Herstellung von Vertrauen, Glaubwürdigkeit und zur besseren Darstellung des Unternehmens einsetzen. Ein sortiertes, gut strukturiertes Firmenarchiv bildet die Grundlage dafür.
Privatsammlungen, Kunstsammlungen und Museen
Privatsammlungen sind so vielfältig wie die Leidenschaft Ihrer Besitzer für ein bestimmtes Interessensgebiet; sie spielen in zahlreichen Gebieten eine wichtige Rolle: Privatleute sammeln Gemälde, Designobjekte, Teppiche, Briefmarken, Münzen, Bücher, Handschriften, technische Geräte und viele andere Objekte. Staatliche Museen verdanken wichtige Bestände ihres Inventars privaten Sammlern, die sie als Schenkung erhielten oder ankauften.
Wir erschließen Ihre Kollektion durch eine sorgfältige Aufnahme aller Objekte, ergänzt durch eine fotografische Dokumentation. Sie haben somit nicht nur eine bessere Übersicht, sondern zusätzlich die Möglichkeit, jederzeit eine genaue Wertermittlung durchzuführen, z. B. für eine entsprechende Versicherung der Kunstsammlung. Darüber hinaus erleichtert die Erfassung eine wissenschaftliche Bearbeitung und die Planungsarbeiten für Ausstellungen. Das Ergebnis einer Archivierung erhalten Sie in Form eines Registers oder eines Werkverzeichnisses sowie einer Datenbank, in der sämtliche Gegenstände und Kunstwerke erfasst sind.
Stadt- und Kommunalarchive
Städte- und Gemeindearchive sind das Gedächtnis einer jeden Kommune. Eine wichtige Ergänzung bilden die Kreisarchive. Hier lagern die wichtigsten Dokumente und Zeugnisse zur Geschichte der Gemeinden und Dörfer einer jeder Region. Kontinuierlich finden neue Bestände den Weg ins Archiv, während alte, noch nicht verzeichnete Bestände erschlossen werden. Parallel dazu ist die fortlaufende Nutzung der Archive zu gewährleisten.
Die Herausforderung besteht darin, mit geringem finanziellen Aufwand und kleiner Mitarbeiterzahl den Anforderungen der heutigen Archivgesetze gerecht zu werden. Auf diesen Gebieten bieten wir Ihnen effiziente und professionelle Unterstützung.
Vereinsarchive
In Skandinavien und in den Niederlanden ist die Vereinsdichte zwar höher als in Deutschland, doch mit über 620.000 registrierten Vereinen (Stand 2015) sind im europaweiten Vergleich rein zahlenmäßig die meisten ehrenamtlichen Organisationen in Deutschland registriert. Sie spiegeln nicht nur einen großen Teil des privaten und gesellschaftlichen Lebens, sondern auch das ehrenamtliche Engagement unserer Gesellschaft wider. Vereine fördern das Traditionsverständnis und tragen wesentlich dazu bei, dass kulturelle Bräuche gepflegt und an die jüngere Generation weitergegeben werden.
Die Sorgfalt, mit der Protokolle von den Mitgliederversammlungen, Notizen zum Vereinsleben, öffentliche Auftritte und andere Aktivitäten dokumentiert werden, liegt im Ermessen ihrer Mitglieder. Eine Ausnahme bilden die steuerrelevanten Unterlagen, deren Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen gesetzlich geregelt sind. Die Lagerung von Fotos, Plakaten, Protokollbüchern und Mitgliederlisten erfolgt je nach Verein und Organisation sehr unterschiedlich. Viele Dokumente und Schriftstücke lagern in Kontakt zu schädlichen Materialien, z. B. weichermacherhaltigen Kunststoffen, Metallen und Kleberesten.
Preise einer Archivierung
Unsere Leistungen für Archivierungsarbeiten umfassen die oben genannten Arbeitsschritte. Den Umfang und die „Tiefe” der Verzeichnung (Intensität) ermitteln wir im gemeinsamen Gespräch mit unserem Auftraggeber. Der Kostenvoranschlag richtet sich nach der Anzahl der zu verzeichnenden Stücke, der Lesbarkeit der Handschriften, den zu verwendenden Verpackungsmaterialien und der Verzeichnungstiefe.
Dabei verfahren wir nach einem Baukastenprinzip, bei dem Sie in den einzelnen Bearbeitungsbereichen aus verschiedenen Modulen wählen können. Wir beraten Sie zur Wahl der technischen Bearbeitung der einzelnen Faszikel respektive Verzeichnungseinheiten (z. B. ein einzelnes Blatt, eine Mappe, ein Aktenordner). Inwieweit werden Metalle, Kunststoffhüllen und Klebereste entfernt? Wie werden die Papiere umgebettet? Wie geht man mit eingeklebten Fotos oder Zetteln um?
Anschließend verabreden wir mit Ihnen die Verzeichnungstiefe. Von der einfachen Bestandsliste bis zum detaillierten Titel mit ausführlichen Enthält- und Darinvermerken können Sie aus den verschiedenen Angeboten wählen. Welche Mappen und Kartons wählt man bei der Verpackung?
Erst nach Klärung dieser Fragen ermitteln wir anhand der gewählten Module die individuelle Bearbeitungszeit und die Kosten; durchschnittlich liegen diese zwischen 6,00 € und 20,00 € pro verzeichneter Einheit.
Sobald wir nähere Angaben über den Umfang und Inhalt des Bestandes haben und uns einen persönlichen Eindruck verschaffen konnten, stimmen wir uns gerne mit Ihnen über Arbeitsumfang und Kosten ab.