Die richtige Verpackung der Archivalien bietet Schutz gegen Licht, Staub und mechanische Schäden. Sogar im Fall von Wasser­ oder Rauchgas­entwicklungen bei Bränden kann sie vor größeren Schäden schützen. Die sachgemäße Verpackung verlängert die Lebensdauer von historischen Dokumenten! Trotzdem können auch Archive durch die im Papier enthaltenen Säuren, durch Schimmelbildung oder Tintenfraß, geschädigt werden. Die meisten Schädigungen an Archivalien entstehen jedoch durch unsachgemäße Lagerung oder Transport.

Der erste Schritt einer langfristigen Konservierung ist die „Entgrätung“ oder „Entmetallisierung". Für die unterschiedlichen Archivalien wie Papiere, Filme, Fotos und andere Medien ist es zunächst notwendig, schädliche Stoffe wie Metalle, Klebereste und Kunststoffe zu entfernen. Mit einfachen Hilfsmitteln, z. B. einem kleinen Messer oder Spachtel, lassen sich vielfach schon die meisten Teile entfernen, ohne die Materialien zu schädigen.

Bei der Entfernung ist darauf zu achten, dass zusammenhängende  Papiere auch nach der Entfernung der Heft- oder Büroklammer weiter zusammenbleiben und nicht auseinandergerissen werden. Hierbei hilft eine Nummerierung der Blätter mit einem weichen Bleistift (HB, 2B). Beim Lösen alter Klebestreifen ist mit besonderer Vorsicht vorzugehen. Hier entstehen sehr schnell mechanische Schädigungen. Als Ersatz für die entfernten Kleber gibt es Bindemittel oder Klebebänder, die anstelle des bisherigen Materials verwendet werden. Auf keinen Fall sollte man wichtige Papiere in nicht geprüften Klarsichthüllen aufbewahren!

Es folgt die Umbettung der Stücke in säurefreie Mappen. Im Fachhandel werden unterschiedliche Materialien in vielen verschiedenen Größen angeboten. Verzeichnet man nicht nur Stücke im DIN-A4 Format, sondern auch Folioformate (ca. 21 cm × 33 cm), bietet sich eine einheitliche Verpackung in größeren Umschlagmappen an.
Für Fotos gibt es spezielle Aufbewahrungsmittel, die von der „einfachen“ Umschlagmappe, unterteilbaren Fotoboxen bis hin zu PAT-geprüften Kunststoffhüllen reicht, die in säurefreien Ordnern abgelegt werden. Für andere Archivalien wie Pläne, Filme oder z. B. Dias existieren ebenso spezielle Boxen unterschiedlicher Machart und unterschiedlicher Größe. Vielfach werden auch Sonderanfertigungen angeboten.
Die in Mappen liegenden Archivalien werden anschließend in Archivkartons verpackt. Es gibt fertig geklammerte Kartons und Ver­packungs­material zum Zusammenfalten. Es wird unterschieden zwischen „archivgerechten Kartons” ISO 9706 und entsprechend geprüften, „säurefreien” der DIN 16245-A. Dabei sollte insbesondere darauf geachtet werden, stabile Verpackungsmaterialien zu verwenden. Bei dreifacher Wandstärke weisen die Kartons naturgemäß einen besseren Schutz auf, als bei der Verwendung eines zweiwandigen.

Text zum Herunterladen; bitte hier klicken: Leitfaden Verpackung (pdf)

Bei der Digitalisierung von Fotos, Postkarten und Papieren reicht in der Regel ein handelsüblicher Scanner aus, wenn das erzeugte Digitalisat keinen „höheren Anforderungen“ bezüglich der Auflösung entsprechen soll. Bei Medien, die größer als die gebräuchlichen A4- oder A3-Format-Scanner sind,  sollten die Digitalisate von einem fachkundigen Dienstleister erstellt werden.

Zunächst sind die technischen Einstellungen am Scanner vorzunehmen. Die Speicherung  im „raw”- oder „tif”-Format ist einer Speicherung im „jpg”-Format vorzuziehen. Um das Scannen nicht mehrmals wiederholen zu müssen und ein optimales Ergebnis zu erzielen, sollte mit einer möglichst hohen Auflösung gearbeitet werden. Neben der hohen Auflösung empfehlen wir die Voreinstellung auf „Farbscan” zu setzen, das gilt auch für Schwarz-Weiß-Aufnahmen! Die einzelnen schwarzen, braunen, grauen und weißen Töne formen ein sehr individuelles Bild, das durch einen Schwarz-Weiß-Scan schlecht oder gar nicht wiedergegeben wird. Ebenso verhält es sich bei Dokumenten, die durch den Farbscan sehr viel „naturgetreuer“ wiedergegeben werden. Es entstehen dadurch jedoch größere Dateien!

Im nächsten Schritt bedarf es einer Vorbereitung der Vorlagen, die gescannt werden sollen. Für Bilder bzw. Fotos wird die Nummerierung der Vorlagen empfohlen. Sind diese schon archiviert, ist die Übernahme der Signatur als Dateiname sinnvoll. Haben die Objekte noch keine Kennzeichnung, sollte diese mit sehr weichem Bleistift auf der Rückseite erfolgen; z. B. in Form einer durchlaufenden Nummerierung. Möchte man ein Album mit mehreren Fotos einer Seite scannen, sollten zunächst die Seiten des Albums nummeriert werden und anschließend die einzelnen Fotos. Erst dann beginnt man mit dem Scanvorgang.

Dabei ist es wichtig, dass sowohl der Scanner als auch die zu scannende Vorlage frei von Schmutz sind. Dies sollte auch während des Scannens vieler Blätter oder Fotos immer wieder überprüft werden. Die Benutzung von Baumwoll-Handschuhen ist empfehlenswert. Auch ein Anti-Statik-Tuch und ein Reinigungspinsel sind sehr hilfreich.
Zunächst werden die zu scannenden Aufnahmen auf die Oberfläche des Scanners gelegt. Vermeiden Sie, dass das Bild oder das Papier gänzlich in einer Ecke des Scanners liegt. Oftmals werden dann Randbereiche der Bilder nicht gescannt. Zudem ist darauf zu achten, dass die Aufnahme möglichst plan aufliegt.
Nachdem der Vorschau-Modus das Bild anzeigt, wird der zu scannende Ausschnitt festgelegt. Wichtig ist, dass das Bild mit ausreichend Rand und einem gewissen „Spielraum“ gescannt wird. So lässt sich auch mit dem Scan der Originalzustand rekonstruieren, die Größe ermitteln und im Falle eines Abzugs ein einigermaßen „authentisches Duplikat“ reproduzieren. Sollte das Bild nicht ganz gerade auf dem Scanner gelegen haben, verliert man zudem bei der Bearbeitung des Bildes – beim Drehen – durch den vorhandenen Rand dennoch keine Bildteile!

Ist das Foto sehr detailreich, wird z. B. eine größere Menschenmenge abgebildet oder sind besondere Gegenstände von Interesse, sind Ausschnitte der Abbildung mit höchstmöglicher Auflösung geson­dert zu scannen. Nach Beendigung des Scanvorgangs geht es um das fachgerechte Speichern der Dateien mit entsprechendem Dateinamen und Kennzeichnung. Um sowohl eine Suche über das Datum als auch über Stichworte zu ermöglichen, gleichzeitig aber zu gewährleisten, dass die abgespeicherten Dateien nach Datum sortiert werden können, empfiehlt sich folgende Vergabe eines Dateinamens:

Jahr_Monat_Tag_Ort_Stichwort (z.B.: 2014_08_15_Koeln_Digitalisierung)

Sonderzeichen und Leerzeichen sollten auf keinen Fall verwendet werden, da sie systemtechnisch nicht immer erkannt werden und so bei Überspielung oder einer Wiederherstellung der Daten die Dateinamen möglicherweise „entstellt“ werden. Eine aufwendige Suche bleibt somit erspart!

Text zum Herunterladen; bitte hier klicken: Leitfaden Digitalisierung (pdf)

Als Einstieg zum Erlernen der deutschen Schreibschrift empfehlen sich jene Formen, die vom Beginn des 19. Jahr­hunderts bis etwa 1925 an den Schulen des deutsch­sprachigen Raumes unterrichtet wurden. Wer sich so mit den Buchstaben der Kurrentschrift vertraut gemacht hat, wird weniger Probleme haben, sich mit neueren Formen aus­ein­ander­zusetzen, wie mit dem Sütterlin oder der Offenbacher Schrift.

Alle deutschen Schreibschriften bewegen sich in einem Vierliniensystem, das eine Einteilung der Buchstaben in Grup­pen mit Oberlänge, Mittellänge und Unterlänge ermöglicht. In der Regel unterscheidet man zwischen folgenden Schriften: Kurrent (um 1900), Sütterlin (1911) und die Offenbacher Schrift (1927).